Coupa không thu phí nhà cung cấp khi sử dụng CSP.

Với tư cách là nhà cung cấp của Molex, người liên hệ chính đã được xác nhận sẽ nhận được email mời tham gia Coupa. Sau khi người liên hệ chính chấp nhận lời mời, người đó sẽ có thể thêm nhiều người dùng, thiết lập tùy chọn đăng nhập và tự động được kết nối với Molex để thực hiện các giao dịch điện tử.

Nếu bạn là người liên hệ chính đã được xác nhận, hãy kiểm tra thư mục thư rác/thư không mong muốn. Thỉnh thoảng email có thể bị đánh dấu là spam. Nếu bạn vẫn không tìm thấy email mời, bạn có thể yêu cầu một lời mời tham gia Cổng thông tin Nhà cung cấp Coupa (CSP) - Liên hệ với Molex bằng cách sử dụng biểu mẫu hỗ trợ: https://www.molex.com/coupa supplier-support/form

Bạn có thể yêu cầu lời mời tham gia Cổng thông tin nhà cung cấp Coupa (CSP). Liên hệ với Molex để nhận lời mời tham gia CSP qua https://www.molex.com/coupa-supplier-support/form Ngoài ra, có hướng dẫn đăng ký tại https://www.molex.com/coupa-supplier-support

Nếu bạn đã nhận được email mời kèm theo liên kết nhưng không thể đăng ký, hãy kiểm tra ô “Tôi không phải là robot”. Nếu gặp bất kỳ vấn đề nào khác, hãy gửi email đến https://www.molex.com/coupa-supplier-support/form

Nếu bạn không còn hợp tác kinh doanh với Molex - đơn vị đã thiết lập tài khoản CSP cho bạn, hãy gửi email đến https://www.molex.com/coupa-supplier-support/form để yêu cầu vô hiệu hóa tài khoản của bạn trong hệ thống. 

Việc sử dụng xác thực hai yếu tố giúp bảo vệ bạn khỏi gian lận. Để biết thêm thông tin, hãy xem Bật hoặc Tắt Xác thực Hai Yếu tố.

Hãy kiểm tra thư mục thư rác/thư không mong muốn của bạn. Thỉnh thoảng email có thể bị đánh dấu là spam. 

Hãy đảm bảo rằng bạn đã làm theo các hướng dẫn trong Đăng nhập vào CSP. Nếu vẫn gặp sự cố, hãy đặt lại mật khẩu. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy gửi email đến https://www.molex.com/coupa-supplier-support/form.

Kiểm tra xem bạn có đang sử dụng đúng URL:  https://supplier.coupahost.com không. Đôi khi người dùng đánh dấu URL đặt lại mật khẩu (thay vì URL đăng nhập), hoặc đánh dấu trang một trang web thử nghiệm.

Nếu bạn không thể đăng nhập do thiếu mã xác thực hai yếu tố, hãy thử tìm và khôi phục chúng trước bằng cách sử dụng Google Authenticator hoặc thiết bị của bạn để nhận tin nhắn văn bản (SMS) nhằm lấy mã mới, hoặc bằng cách sử dụng các mã dự phòng mà bạn đã được yêu cầu sao chép hoặc ghi lại. Để biết thêm thông tin, hãy xem Đăng nhập bằng xác thực hai yếu tố.

Hãy liên hệ với quản trị viên/người liên hệ chính của bạn để kích hoạt tài khoản hoặc thiết lập quyền truy cập cho bạn.

Một số người dùng trong CSP có quyền hạn cao hơn để kích hoạt và vô hiệu hóa người dùng, cũng như quyết định khách hàng và loại thông tin mà họ có thể truy cập (ví dụ: hóa đơn nhưng không phải đơn hàng hoặc danh mục). Hãy liên hệ với quản trị viên/người liên hệ chính đó để tìm hiểu lý do tại sao quyền truy cập của bạn không chính xác và yêu cầu họ khắc phục sự cố. Nếu không thể thực hiện được, hãy liên hệ với https://www.molex.com/coupa-supplier-support/form 

Có thể Molex đã vô hiệu hóa một cài đặt từ phía họ. Hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ của https://www.molex.com/coupa-supplier support/form để xác minh xem việc này có phải là cố ý hay không. Yêu cầu họ kiểm tra hồ sơ nhà cung cấp hoặc tài khoản người dùng nhà cung cấp của bạn trong hệ thống. Nếu họ không thể giải quyết vấn đề, họ có thể liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Coupa.

Bạn cần trao đổi với Molex về cách họ muốn truy cập danh mục của bạn. 

Hãy liên hệ với Molex để tìm hiểu về cơ hội thiết lập kết nối cXML, gửi email đến https://www.molex.com/coupa-supplier-support/form. Trang web của bạn cần tuân thủ tiêu chuẩn cXML. Sự hợp tác giữa Molex và công ty của bạn là cần thiết để thiết lập cấu hình và thông tin đăng nhập. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập http://cxml.org.

Hiện tại, quý vị không thể lọc các đơn đặt hàng dựa trên trạng thái đã lập hóa đơn hay chưa. 

Trên menu chính, nhấp vào tab Đơn đặt hàng. Nếu bạn được kết nối với nhiều khách hàng Coupa, hãy chọn tên của họ từ menu thả xuống "Chọn khách hàng". Bạn chỉ có thể xem các đơn đặt hàng của Molex nếu bạn có quyền truy cập. 

Bạn không thể thay đổi giá trên đơn đặt hàng (PO) thông qua CSP. Nếu bạn cần thay đổi đơn đặt hàng, hãy liên hệ với Molex để tìm hiểu về chính sách của họ.

Bạn có thể lập hóa đơn nhiều lần dựa trên một đơn đặt hàng duy nhất. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng đồng xu vàng của đơn đặt hàng như bình thường và nhập số tiền bạn muốn hiển thị trên hóa đơn. Lần tiếp theo khi bạn muốn lập hóa đơn dựa trên đơn đặt hàng đó, chỉ cần thực hiện tương tự. 

Nếu việc truyền lệnh mua dẫn đến hết thời gian chờ kết nối do không có phản hồi từ nhà cung cấp, Coupa sẽ cố gắng gửi lại lệnh mua tối đa bốn lần, mỗi lần cách nhau năm phút.

Bạn có thể thông báo cho khách hàng biết rằng bạn đã nhận được đơn đặt hàng. Một số khách hàng của Coupa thích nhà cung cấp của họ sử dụng trường thông tin đó. Hãy hỏi họ xem họ có muốn bạn sử dụng trường đó không.

PO đóng tạm thời là đơn đặt hàng mà Molex có thể mở lại, ví dụ như khi cần nộp hóa đơn hoặc phiếu tín dụng, hoặc khi đơn đặt hàng bị đóng quá sớm hoặc do nhầm lẫn.

Bạn không thể lập hóa đơn dựa trên một PO đã đóng tạm thời. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần "Xem và Quản lý Đơn đặt hàng".

Trên menu chính, nhấp vào tab Đơn đặt hàng. Trong bảng đơn đặt hàng (PO) hiển thị, hãy chọn đơn đặt hàng mà bạn muốn lập hóa đơn, sau đó nhấp vào biểu tượng đồng xu màu vàng để tạo hóa đơn. Để biết thêm thông tin, hãy xem các video hướng dẫn về hóa đơn  

Nếu bạn không có đơn đặt hàng (PO) và Molex đã cấp quyền cho bạn tạo hóa đơn mà không cần tài liệu tham chiếu, hãy nhấp vào tab "Hóa đơn" trên menu chính. Nhấp vào nút “Tạo hóa đơn trống” phía trên bảng “Hóa đơn”.  

Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Tạo hoặc Chỉnh sửa hóa đơn.

Để tạo hóa đơn không có đơn đặt hàng làm cơ sở, hãy nhấp vào tab "Hóa đơn" trên menu chính. Chọn Molex từ menu thả xuống "Chọn khách hàng". Nhấp vào nút “Tạo hóa đơn trống” phía trên bảng “Hóa đơn”. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần "Tạo hoặc Chỉnh sửa Hóa đơn".

Nếu bạn không thấy nút “Tạo hóa đơn trống”, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ https://www.molex.com/coupa-supplier support/form và yêu cầu họ cấu hình tài khoản nhà cung cấp của bạn để bạn có thể gửi hóa đơn mà không cần đơn đặt hàng làm cơ sở.

Tài khoản của bạn cần được cấu hình để xử lý hóa đơn thông qua hệ thống Coupa của Molex.  

Dưới đây là các tùy chọn để lập hóa đơn cho Molex:

• * CSP, nơi bạn đăng nhập để chuyển đổi đơn đặt hàng (PO) theo cách thủ công nhằm tạo hóa đơn.  
• *Thông báo hành động cho phép dành cho Nhà cung cấp (Supplier Actionable Notification- SAN), nơi bạn thực hiện các thao tác trên email mà không cần đăng nhập vào CSP. 
• *cXML, nơi bạn có thể tự động hóa quy trình gửi tệp hóa đơn bằng định dạng cXML tiêu chuẩn của Coupa. 
• *API: Nơi bạn có thể tự động hóa quy trình gửi tệp hóa đơn bằng cách sử dụng API của Coupa.  
• Nếu nhà cung cấp không sử dụng CSP hoặc SAN để lập hóa đơn cho Molex, họ sẽ cần gửi hóa đơn dưới dạng PDF đến địa chỉ: invoices@molex.com. Bản sao hóa đơn phải bao gồm các thông tin sau:
  • Số đơn đặt hàng (PO), mã vật liệu hoặc mô tả dịch vụ
  • Số dòng đơn đặt hàng, số lượng, đơn vị tiền tệ, giá mỗi đơn vị và đơn vị đo lường.
  • Số hóa đơn, ngày lập hóa đơn và điều kiện thanh toán
  • Tên công ty, địa chỉ và thông tin địa chỉ thanh toán
  • Tên và địa chỉ email của người chịu trách nhiệm về đơn hàng này 
  • Hóa đơn phải được lập cho đơn vị được ghi trên đơn đặt hàng (PO) 
  • Ưu tiên gửi một tệp PDF cho mỗi email. Có thể gửi nhiều hóa đơn trong một email, nhưng mỗi hóa đơn phải là một tệp đính kèm riêng biệt
  • Không cần gửi lại bản sao hóa đơn dưới dạng bản cứng cho chúng tôi vì điều này không cần thiết. Hãy giúp chúng tôi tránh trùng lặp
• Nếu quý vị không thể gửi hóa đơn qua email, vui lòng tiếp tục gửi qua đường bưu điện đến văn phòng Molex khu vực của bạn. 

Nếu bạn không thể gửi hóa đơn cho chúng tôi dưới dạng điện tử, vui lòng tiếp tục gửi hóa đơn qua đường bưu điện đến văn phòng Molex khu vực của bạn. 

Có, nếu khách hàng đã xóa số hóa đơn, bạn có thể sử dụng lại số đó. 

Có, bạn có thể. Bạn có thể tải lên hóa đơn PDF theo các cách sau:

• Đăng nhập vào CSP để tạo hóa đơn và đính kèm tệp PDF. Bạn không cần liên hệ với khách hàng để thực hiện việc này và chỉ mất một chút thời gian. 
• Gửi tệp PDF trực tiếp qua email đến Molex. Khi gửi hóa đơn, 
  • Ưu tiên gửi một tệp PDF cho mỗi email. Có thể gửi nhiều hóa đơn trong một email, nhưng mỗi hóa đơn phải là một tệp đính kèm riêng biệt 
  • Không cần gửi lại bản sao hóa đơn dưới dạng bản cứng cho chúng tôi vì điều này không cần thiết. Hãy giúp chúng tôi tránh trùng lặp
  • Nếu bạn không thể gửi hóa đơn qua email, hãy tiếp tục gửi qua đường bưu điện đến văn phòng Molex khu vực của bạn 

Trên menu chính, nhấp vào tab "Hóa đơn", tìm các hóa đơn vẫn được liệt kê là bản nháp. Các hóa đơn này cần được chỉnh sửa rồi mới gửi đi. Nếu hóa đơn không có ở đó, nghĩa là hóa đơn đó chưa có trong hệ thống. 

Bạn có thể thêm phí vận chuyển ở phần dưới cùng của hóa đơn hoặc ở cấp độ từng dòng hàng. 

Hóa đơn liên quan đến đơn đặt hàng (PO) không cần thông tin kế toán, vì thông tin đó đã có trong yêu cầu mua hàng và được chuyển sang đơn đặt hàng. Khi hóa đơn tham chiếu đến số dòng trong đơn đặt hàng (PO), Coupa sẽ lấy thông tin kế toán liên quan đến dòng đó và thêm vào hóa đơn.

Để tạo phiếu trừ tiền (credit note), hãy nhập số lượng âm. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần "Tạo phiếu điều chỉnh" (Create a Credit Note).

Sau khi hóa đơn được gửi đi, hóa đơn đó không thể được thay đổi dưới bất kỳ hình thức nào. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần "Tạo hoặc Chỉnh sửa Hóa đơn".

Bạn có thể lập hóa đơn nhiều lần dựa trên một đơn đặt hàng duy nhất. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng đồng xu vàng và nhập số tiền bạn muốn hiển thị trên hóa đơn.

Một khi hóa đơn đã được gửi đi, nó không thể được thay đổi dưới bất kỳ hình thức nào. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn trong quá trình xử lý hóa đơn. Tuy nhiên, bạn vẫn có các tùy chọn khác:

1. Yêu cầu Molex từ chối hoặc hủy hóa đơn hiện có. Sau đó, bạn có thể tạo một hóa đơn mới.
2. Tạo một phiếu tín dụng mới ghi có cho Molex với giá trị ban đầu, sau đó tạo một hóa đơn mới.

Hãy hỏi khách hàng của bạn xem họ thích phương pháp nào hơn.

Điều này có nghĩa là số tiền trên hóa đơn của bạn chênh lệch so với đơn đặt hàng (PO) nhiều hơn mức khách hàng của bạn cho phép mà không cần phê duyệt thủ công. Nếu hóa đơn đã bị tạm giữ một thời gian, hãy yêu cầu Molex xem xét lại.

Chỉ cần tạo một hóa đơn mới để thay thế hóa đơn đã bị từ chối.

Không cần làm gì cả. Hóa đơn đã được đưa vào danh sách chờ của Molex và quý vị sẽ được thanh toán theo các điều khoản thanh toán.

Đối với các câu hỏi liên quan đến thông tin thanh toán, vui lòng liên hệ trực tiếp với Molex. Một số chi tiết thanh toán có thể có trên tài liệu hóa đơn trong Coupa, nhưng không phải tất cả khách hàng đều cập nhật thông tin này.  

Điều này tùy thuộc vào cách Molex thiết lập cho bạn.  

Đăng nhập vào CSP và nhấp vào tab "Đơn hàng" trên menu chính. Chọn đơn đặt hàng (PO) mà bạn muốn tạo phiếu tín dụng và chọn biểu tượng đồng xu màu đỏ. Bạn sẽ tạo hóa đơn âm bằng cách nhập số lượng âm hoặc số tiền âm. Để biết thêm thông tin, hãy tham khảo Cổng thông tin nhà cung cấp Coupa.

Nếu bạn không có đơn đặt hàng (PO) và Molex đã cấp quyền cho bạn tạo hóa đơn mà không cần tài liệu tham chiếu, hãy nhấp vào tab "Hóa đơn" trên menu chính. Nhấp vào nút “Tạo hóa đơn trống” phía trên bảng “Hóa đơn”.  

Nếu bạn không có PO và Molex đã cấp quyền cho bạn tạo hóa đơn kèm theo tài liệu chứng từ, hãy nhấp vào tab "Hóa đơn" trên menu chính. Nhấp vào nút “Tạo hóa đơn từ hợp đồng” phía trên bảng “Hóa đơn”.

Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Tạo hoặc Chỉnh sửa hóa đơn. 

Đối với hình ảnh quét hóa đơn, tệp đính kèm phải thuộc các định dạng sau: PNG, GIF, JPG, JPEG, PJPEG, TIFF hoặc PDF. 

Một tệp đính kèm có thể có dung lượng tối đa 100 MB, nhưng vì lý do hiệu suất, hãy cân nhắc giới hạn kích thước tệp đính kèm ở mức khoảng 16 MB.

Các hóa đơn trong CSP sẽ luôn sẵn sàng để bạn tải xuống miễn là bạn vẫn kết nối với Molex thông qua CSP. 

SupplierNet sẽ được thay thế bằng Coupa cho các hoạt động mua sắm và cung ứng gián tiếp. Quy trình đặt hàng MRP cho nguyên vật liệu trực tiếp sẽ không thay đổi. Coupa sẽ chỉ được sử dụng cho các đơn đặt hàng gián tiếp và hóa đơn gián tiếp.

Tất cả các nhà cung cấp đang hoạt động trong lĩnh vực mua sắm gián tiếp sẽ phải cung cấp địa chỉ email liên hệ cho đơn đặt hàng (PO) để tiếp tục giao dịch với Molex thông qua Coupa. Email thông báo chung sẽ yêu cầu xác nhận địa chỉ email liên hệ đơn đặt hàng và xác định người liên hệ chính.

Người liên hệ đơn đặt hàng sẽ chịu trách nhiệm nhận các đơn đặt hàng từ Coupa và đảm bảo việc thực hiện các đơn đặt hàng của Molex cho hàng hóa và dịch vụ.

Người liên hệ chính sẽ chịu trách nhiệm nhận các thông báo trong tương lai liên quan đến quá trình chuyển đổi sang Coupa và thiết lập người dùng bổ sung trên cổng thông tin Coupa để truy cập trạng thái thanh toán và tạo hóa đơn điện tử.

Các thay đổi cần được xử lý theo quy trình cập nhật nhà cung cấp của Molex. Vui lòng liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Nhà cung cấp của Molex để được hỗ trợ nếu bạn cần hướng dẫn. 

Các nhà cung cấp chỉ cần xác nhận địa chỉ email của mình để Molex có thể tiếp tục giao dịch. Tuy nhiên, sẽ có một số lợi ích dự kiến khi tham gia Coupa bao gồm khả năng nhận và xác nhận đơn đặt hàng cũng như gửi hóa đơn điện tử, cùng với việc nâng cao khả năng theo dõi tình trạng các giao dịch được chuyển tiếp điện tử.

Đơn đặt hàng và quy trình mua nguyên vật liệu trực tiếp (MRPP) sẽ không thay đổi, hệ thống Coupa chỉ được sử dụng cho các đơn đặt hàng và hóa đơn gián tiếp. 

Các linh kiện được tích hợp vào sản phẩm của Molex được coi là trực tiếp; nếu không, chúng là gián tiếp. 

Nếu nhà cung cấp không có đơn đặt hàng (PO) và Molex đã cho phép tạo hóa đơn mà không cần tài liệu hỗ trợ, các hóa đơn sẽ được xử lý trong Coupa. Truy cập các hướng dẫn về hóa đơn để biết thêm chi tiết.